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公司印章使用和保管方法

2017-01-21

  公司印章使用和保管方法

  一、总则

  第一条 为了保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性,有效地维护公司

  利益,杜绝违法行为的发生,特制定本办法。 二、印章的刻制

  第二条 公司各种印章(含部门章和业务章)刻制均须报总经理批准,由财务行

  政部凭公司介绍信统一到政府机关批准的刻章单位进行刻章。 三、印章的启用

  第三条 新印章要做好戳记,并留样保存,已便备查。

  第四条 印章启用财务行政事先须发启用通知,做好登记,注明启用日期、发放

  部门和使用范围。

  四、印章的保管、交接和停用

  第五条 公司各类印章必须有专人保管。

  1、 公司公章、法定代表人章、合同专用章、报关专用章、由财务行政专人保管。 2、 财务专用章、发票专用章、财务印鉴由财务部人员分开保管。 3、 各部门印章由各部门指定专人负责保管。

  4、 印章保管须有记录(见附件),注明印章名称、枚数、收到日期、启用日期、领取

  人、保管人、批准人、图样等信息,并交财务行政部备案。

  第六条 印章保管必须安全可靠,须加锁保存。印章不得委托他人代管,非特殊原因不得随身携带外出。

  第七条 印章保管如有异常现象或遗失,应保护现场,及时汇报,情节严重的,须配合公安部查处。

  第八条 印章移交须办理手续,签署移交手续证明,注明移交人、交接人、监交人、移交时间、图样等信息。

  第九条 有下列情况,印章须停用: 1、 公司名称改变。

  2、 董事会或总经理层通知改变印章图样。

  3、 印章使用损坏。

  4、 印章遗失或被窃,声明作废。

  第十条 印章停用须按要求及时封存或销毁,建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。

  五、印章的使用

  第十一条 使用范围:

  1、 凡属以公司名义对内、对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司章。 2、 属部门业务范围内加盖部门印章。

  3、 凡属合同类的用合同专用章;重大合同可用公司章。 4、 凡属财务会计业务的用财务专用章。

  5、 凡属工程方面项目施工、技术联系单的用工程技术专用章。 第十二条 使用印章,一律实行审批制度,包括如下一些情况:

  1、 公司文件(含红头文件和非红头文件):按《公司文件管理办法》之“公司发文

  稿纸”要求完成审批流程,即可以盖章,财务行政部并按该办法规定保存文件档案,并在盖章登记本上自行登记,做好备注。 2、 各类合同(包括工程类合同和非工程类合同):按《公司经济合同管理办法》之

  “非工程类合同审批表”或《公司工程合同管理办法》之“工程类合同审批表”

  要求完成审批流程,即可盖章,财务行政部并按该两办法规定保存合同档案,并在盖章登记本上自行登记,做好备注。

  3、 工程技术联系单,按《公司工程技术联系单管理办法及流程规则》之“项目工

  程变更内部审批单”要求完成审批流程,合同文本有有效签名即可以盖章,财务行政部并按该管理办法规定保存联系单档案,并在盖章登记本上自行登记,做好备注。

  4、 工程结算报告:按《公司工程结算管理办法》之“工程结算工作情况表”和“工

  程结算说明书”要求完成审批流程,即可以盖章,财务行政部并按该管理办法规定保存结算档案,并在盖章登记本上自行登记,做好备注。

  5、 涉及具体款项支出、融资贷款等证明、纳税申报、财务报表、公司对外证明、

  证照年检等需要盖章的,一律由总经理审批同意方可盖章。

  6、 涉及日常普通事务性工作需要盖章的,如图书登记、出门证、普通公函和介绍

  信、办公用品采购、办公设备年保、人员报表等需要盖章的,由财务行政部主管签字盖章。

  7、 与政府、银行、相关协作单位重大合同、报告等、款项支出额度较大的,由总

  经理亲自审批盖章。

  注:以上1-4条情况,涉及重要事项,盖章前均须由总经理同意方可盖章。

  第十三条 使用印章,一律实行登记制度,注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。

  1、 使用印章时,保管人应对盖章印的文书内容、手续、格式把关检查,发现问题及时请示领导,妥善解决。

  2、

  严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印,印章保管人长期外出时须将印章妥善移交,以免贻误工作。

  六、介绍信管理

  第十四条 介绍信一般由财务行政部负责保存。 第十五条 严禁开出空白介绍信。 七、附则

  第十六条:未按本办法要求使用印章、保管印章,造成丢失、盗用、仿制等,依情节严重,对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。

  第十七条:本办法由财务行政部解释、补充、由公司总经理颁布生效。